원격 근무의 효율을 높이기 위한 제안

2021.07.29

[원격 근무]를 진지하게 생각해보자.

사실 원격 근무 라는 제도는 과거부터 존재했고 이를 선택적으로 사용하고 있었습니다. 하지만 우리 대부분은 코로나 판데믹이라는 거스를 수 없는 파도 속에서 다소 갑작스럽게 원격 근무를 시작했습니다.

업무를 위한 공간인 사무실에서 벗어나자 다양한 변화가 생겼습니다. 변화를 기회로 삼는 분들도 있는 반면, 막상 겪어보니 원격 근무가 불편한 분들도 생겨났습니다. 일시적일 것 같았던 변화가 지속되다보니 보다 더 효율적인 원격 근무 방법은 어떤 것들이 있는지 고민을 하게 되었습니다.

먼저 라인웍스는 원격 근무를 아래와 같이 정의하고 있습니다.

 – 회사 전체에서 공지가 있거나 사무실 근무가 불가피한 경우에 그룹 리드의 결정 하에 회사가 아닌 곳에서 근무하는 형태

또한 코로나 판데믹 상황이기에 질병관리청의 거리두기 권고 사항을 참고하고 있습니다. 

  • 일주일 5일 중 3일을 원격 근무하는 순환 원격 근무 제도를 시행
  • 사무실에 전체 인원의 ⅔ 를 초과하는 인원이 출근하는 것을 지양

코로나의 영향 외에도 효율적인 업무를 위하여 기능 그룹 리드의 판단하에 전일 원격 근무로도 전환을 지원하고 있습니다.

라인워커들은 자체 개발한 Punchbox 라는 출퇴근 기록 시스템으로 원격 근무 출퇴근을 알리고, 업무 위치를 기록하고 공유하고 있습니다.

매일 업무 시작 시 Issue Tracker 를 활용하여 오늘 할 일을 기록하고 공유하는 Remote Log 를 작성하여 공동작업을 원활하게 진행하고자 하고 있습니다.

사무실에서의 근무와 원격 근무의 차이

원격 근무를 도입한 뒤 대다수의 워크라이프밸런스가 향상되었다는 후기가 있었습니다. 하지만 스스로의 업무 효율에 대해서는 그 대답이 일관적이지 않았습니다. 누군가는 업무 효율이 더 높아졌다고 생각하는 반면 누군가는 그 반대로 생각하기도 하는 모습을 보였습니다..

어떤 차이가 있는걸까?

사무실과 원격 근무지인 집은 환경이 전혀 다릅니다. 집은 본래 휴식을 취하기 위한 장소이며, 사무실은 업무 효율 향상을 위해 불필요한 요소를 모두 배제한 공간입니다. 이 때문에 사무실에서 업무를 진행 할 때 효율이 더 좋다는 것은 어찌보면 당연한 일일 수도 있습니다.

그렇다면 구체적으로 어떤 차이가 있는지 알아보고, 업무를 위한 공간인 사무실에서의 아웃풋 그 이상을 집에서 이끌어 내려면 어떤 부분을 고려해야하는지 고민 해봤습니다.

환경적 차이

1. (목적) 사무용 공간 vs 휴식용 공간
2. (주변인) 관리자 & 동료 vs 가족
3. (공간) 사무용 책상 vs 가정용 책상
4. (회의) 대면 회의 vs 화상 회의
5. (시간) 출퇴근 시간 유무
6. (외부자극) 다양한 자극의 유무 (Soft ~ Hard)

의지의 차이?

사무실 출근과 원격 근무의 환경적 차이점을 정리하다가 이런 이야기를 들었습니다.

‘환경보다는, 의지가 차이를 만드는거죠’

이 이야기를 듣고 과연 의지가 환경적인 차이를 모두 상쇄하는지 궁금해졌고, 업무 환경보다 업무에 대한 의지를 높이는 것이 효율성을 높이는 지름길인지에 대한 의심으로 조금 리서치를 해보았습니다.

이렇게 찾게된 흥미로운 실험을 소개하려 합니다.

리벳 실험(Libet Experiment)

인간 의식 연구의 선구자인 벤자민 리벳이 ‘무엇이 손가락을 움직이게 하는가’ 라는 의문에서 시작한 실험입니다. 실험은 간단 합니다. 실험 대상자에게 어떤 버튼을 누를지를 선택하도록 하고 각각 측정을 통해 통해 동작에 대한 의지를 일으키는 시점과 운동중 추가 운동명령을 하는 시점 그리고 운동근육이 움직이는 시점을 확인 했습니다.

우리가 손을 움직일 때의 메커니즘이 아래와 같을 줄 (움직이고자 하는 의지를 갖고 이에 따라 뇌세포가 신호를 보내고 신호를 받은 근육이 움직임) 알았는데,

 – 의지(Will) ⇨ 준비전위(Readiness potential, 뇌세포 신호) ⇨ 운동(Movement) 

실제로는 아래와 같은 순서 (뇌세포가 신호를 보내고 움직이고자 하는 의지를 갖고 근육이 움직임) 로 동작한다는 결과를 얻게 되었습니다.

 – 준비전위(Readiness potential, 뇌세포 신호) ⇨ 의지(Will) ⇨ 운동(Movement)

이 실험으로 인해 자유 의지는 환상이라는 논란이 불거져 학계에 큰 파장을 낳았으나, 식당에서 어떤 음악이 나오냐에 따라 와인 선택이 결정된다는 연구나, 실험자가 피실험자 몰래 뇌신호를 줘서 손을 움직였음에도 피실험자는 본인의 의지로 움직였다고 생각 한다는 등 이를 뒷받침하는 다양한 후속 연구가 이어져 힘을 실어주고 있습니다.

지금 이 글에서 자유 의지의 실존 여부를 논하려는 것은 아닙니다. 다만 의지조차도 환경의 영향을 받는다는 실험 결과를 보여드리기 위함입니다.

실제로 마감 전날 같은 특정 상황에서는 개인의 의지 차이가 큰 효율을 만들어 내는 경우도 있습니다. 하지만 우리는 매번 이런 특별한 상황에서 업무를 진행 할 수 없습니다.

그래서 우리가 통제 할 수 있고 객관적이며 명확하고 일관적인 [환경]을 구축하여 업무 효율을 올려 보려 합니다.

원격 근무 제안

우리가 준비 할 수 있는 업무 환경, 행동 패턴, 소통 방식, 건강 관리 등의 관점에서 업무에 집중할 수 밖에 없는 환경을 구축하기 위하여 시도해봄직한 방법들을 정리하여 라인워커들에게 제안했습니다.

환경적 제안

1. 업무 공간 정리
  – 뇌 인지 자원 낭비 방지
– 정리된 공간을 활용하자

뇌 인지 자원이란 우리의 눈과 귀 등으로 흘러 들어오는 정보들을 말합니다. 업무 공간에 흥미로운 영상이 나오고 있거나 쓰레기들이 널려 있다면 집중하기 어려우니 정리하기 바랍니다.

2. 백색소음 환경
  – 사무실과 유사하게 (혹은 개인 선호에 따라)

적절한 소음은 집중에 도움이 됩니다. 특히 균일하고 일정한 주파수 스펙트럼을 가진 백색소음은 귀에 거슬리는 소음을 덮어주는 역할까지 할 수 있으니 적극 활용하기 바랍니다.

3. 업무 시간 정의 및 공유
  – 가족 및 동거인에게, 그리고 스스로에게 알리기

일정 시간 가사 등으로 부터 방해 받지 않도록 주변에 알리고, 스스로도 집중할 수 있는 시간을 만들기 바랍니다.

행동적 제안

1. 온오프 스위치 설정
  – 출퇴근 환복
  – 루틴 설정

출근 이라는 행위가 주는 업무 집중의 기회를 활용하기 바랍니다.

2. 기한을 정하기
  – 시간 단위 리모트로그 작성

집에서 혼자서 업무를 진행하다 보면 나도 모르게 일이 늘어지는 경우가 있습니다. 파킨슨의 법칙에 따라 일은 마감 기한까지 무한히 늘어납니다. 업무 효율을 위해 구체적인 기한을 정한 뒤 일을 진행하는 습관을 들이기 바랍니다.

3. 진척도 관리
  – 스스로에게 성취감을 주기

집은 사무실과 다르게 즉각적인 업무 피드백을 얻을 기회가 적습니다. 스스로 진척도에 따른 성취감을 부여하여 업무 지속의 동기부여 기회를 제공하기 바랍니다.

소통방식 제안

1. 소통의 형식을 만들자
  – 완성된 문장으로 소통하자

원격 근무 시 주된 커뮤니케이션 수단은 메신저 메시지 입니다. 메시지는 비동기 커뮤니케이션 수단이기에 시간 차가 있을 수 있습니다. 일단 호출하고 내용 없이 기다리지 말고, 한번에 전체 메시지를 보낸 뒤 다른 업무를 진행하며 응답을 기다리기 바랍니다.

2. 요청 시 맥락을 전달하자
  – ‘왜’를 물어보기 전에 말해주자

요청의 배경을 설명하여 전체적인 청사진 혹은 본래의 의도를 정확히 전달하기 바랍니다. 커뮤니케이션 코스트를 줄이는 소통 방식을 항상 고려하기 바랍니다.

  – 구체적인 가이드를 제공하자

대화 상대에게 업무적인 요청을 할 시, 언제까지 어떻게 등의 명확한 업무 가이드를 제공하기 바랍니다. 나와 우리의 업무 효율 고취를 위해 정확한 스케줄과 원하는 결과물을 구체적으로 요청하기 바랍니다.

3. 고맙습니다
  – 서로를 위한 톤&매너

모두 서로 배려하고 아끼는 것 만큼 좋은 근무 환경은 없습니다. 대화 끝에 ‘고맙습니다’, ‘감사합니다’, ‘수고하셨습니다’, ‘자료 너무 좋습니다’ 등의 긍정 에너지를 줄 수 있는 언어를 사용하기 바랍니다.

건강관리 제안

1. 환기하자
  – 이산화탄소 농도 낮게 유지하기
  – 스트레칭, 산책 등

이산화탄소 농도가 1,000ppm 이하가 되도록 유지하기 바랍니다. 우리의 몸은 이산화탄소 농도가 높아지면 호흡수가 증가하고 졸음이 오게 되어있습니다.

2. 적절히 휴식하기
  – 지적 생산을 위한 다양한 인풋

우리는 엄청난 창의력을 요하는 업무를 하고 있기에, 뛰어난 아웃풋을 위해서는 다양한 인풋이 있어야 합니다. 잘 쉬고 잘 회복하고 잘 보고 잘 듣고 등의 모든 것이 좋은 인풋이 될 수 있으니 적극 시도하기 바랍니다.

라인워커들의 사례 공유

다음은 실제 사례를 소개드리며, 라인워커들이 어떤 방식으로 업무 효율 증진을 이뤄 냈는지 자세히 이야기하려 합니다.

사례 1 – 식탁 활용

효율이 좋은 업무 환경을 구축하는데 있어서 어쩌면 가장 중요한 책상을 변경한 사례입니다.

해당 라인워커는 원래 거실에 위치한 책상에서 업무를 진행했다고 합니다. 하지만 거실이라는 공간은 집의 중심이자 가장 유동인구가 많은 곳이기에 업무에 집중하기 어려움을 느꼈다고 합니다. 이를 개선하기 위해 적절한 장소를 물색하다, 넓고 정돈된 식탁을 활용하기 시작했고 눈에 띄게 업무 효율이 향상되었다고 합니다. 

식탁은 식사를 위한 공간이라는 이미지가 강하지만, 알고보면 식사 때마다 새로운 식기를 놓기 위해 항상 정리되어 있고 비워져있으며 식사 전후로 깔끔하게 유지되는 공간이라고 합니다.

위 사례와 같이 원격 근무 중 사무실 책상과 같이 높은 효율을 낼 수 있는 공간을 찾고 계신다면, 이번 기회에 식탁을 사용해보시길 적극 추천 드립니다.

사례 2 – 원격 근무 루틴 설정

사무실에 출근 할 때와 동일한 루틴을 만들거나, 스스로의 몸에게 업무 시작과 끝을 알리는 방법을 사용 중인 사례입니다.

또 다른 라인워커의 사례입니다. 원격 근무 초반에는 침대에서 업무를 진행했다고 합니다. 그러다보니 몸이 나른하거나 집중이 되지 않는 경우가 많아, 평상 시 사무실 출근 할 때와 동일하게 씻고 환복하고 커피를 한잔하는 루틴을 만들었다고 합니다. 일련의 루틴을 통해 몸과 뇌를 깨우고 업무에 돌입하기 좋은 상태를 만들었고 이는 곧 업무 효율 상승과 직결되었다고 합니다.

비슷하지만 조금 다른 라인워커의 사례를 하나 더 소개하겠습니다. 업무를 시작 할 때는 백색등을 켜고, 업무를 종료 할 때 주황등을 켜 스스로에게 업무 온오프 스위치를 적용한 라인워커도 있었습니다. 스스로에게 업무의 시작과 끝을 알리며 업무에 몰입 할 수 있는 환경을 만들어 효율성을 높인 사례입니다.

어쩌면 사무실에 출근하는 행위 자체가 우리의 업무 효율이고 있었을지도 모릅니다. 원격 근무를 하며 사무실에서 근무 할 때의 장점을 그대로 가져올 수 있다면, 업무 효율과 더불어 워크라이프밸런스까지 동시에 챙길 수 있지 않을까요? 원격 근무 업무 루틴, 지금 바로 만들어보시길 추천 드립니다.

사례 3 – 백색소음 활용

백색소음을 적극적으로 활용하여 업무 효율과 집중도를 높인 사례입니다.

많은 라인워커들이 활용하고 있는 방법 입니다. 잔잔한 음악이나 집중에 도움이 되는 백색소음을 틀어 놓고 업무를 진행하여 뚜렷한 업무 집중도 향상을 경험했다고 합니다.

대부분의 집은 크고 작은 생활 소음이 발생합니다. 윗 집의 층간 소음, 옆 집의 인테리어 공사, 앞 집의 개 짖는 소리 등 생각보다 더 불규칙하고 다양한 변수가 발생합니다. 사무실은 잔잔한 타자 소리, 에어컨과 공기청정기 소리, 잘 들리진 않지만 회의실에서 열띈 토론을 하고 있는 동료들의 소리, 간혹 흘러나오는 은은한 재즈 음악까지 다양하지만 예측 가능한 소음이 우리의 업무 효율을 높여주고 있습니다. 

사무실에서 듣던 잔잔한 재즈 음악이나, 빗소리와 같은 자연의 음악 그리고 공기 청정기 소리 등과 같은 저주파 기계음을 적극 활용해보시길 추천 드립니다.

위 사례들은 모두 업무 효율 증진을 이뤄낸 라인워커들의 생생한 경험담입니다. 수집된 모든 사례를 소개하고 싶었지만, 가장 큰 폭의 업무 효율 증진을 이뤄낸 사례 3가지를 선정해 소개했습니다.

우리 모두, 누구나, 일을 잘 할 수 밖에 없는 환경을 만들 수 있습니다. 지금 바로 도전해보시기 바랍니다.

후기

자료를 정리하고, 라인워커들의 실 사례를 조사하며 정말 많이 놀랐습니다. 대다수의 라인워커들이 오랜 시간 고민하고 시도해보며 보다 좋은 원격 근무 환경을 구축하고 있었습니다. 생각도 못해본 획기적인 방법을 제안 드릴 수 있을거라 생각하며 만든 자료는 아닙니다. 하지만 우리가 무엇을 중요하게 생각해야하는지, 내 옆에 일 잘하는 라인워커는 대체 어떻게 업무 효율을 높이고 있는건지 함께 생각해보고 공유 하고 싶었습니다.

다시 한번 말하지만, 라인워커들은 잘 하고 있습니다. 많이 고민하고 다양한 시도를 해보며 업무 효율 증진에 대한 진지한 태도를 가지고 있습니다. 라인워커들이 얼마나 잘하고 있는지 자랑도 하고, 원격 근무 업무 효율에 대해 고민하는 분들을 위해 도움을 드리고자 이 글을 작성했습니다. 제가 제안 드린 방법들을 천천히 읽어보며 본인에게 더 적합한 방법으로 적용/진화시켜 활용하시기 바랍니다.

우리 라인워커들에게 원격 근무는 더 이상 적응해야하는 제도가 아닙니다. 좋은 환경이 구축된 집은 사무실 보다 더 뛰어난 아웃풋을 만들어 낼 수 있는 가능성을 지닌 또 하나의 업무 공간입니다.

이런 라인워커들의 노력이 모여 라인웍스는 이제 Global No.1 을 향해 전속력으로 나아 갈 것 입니다.

마치며

본 글은 2021년 상반기에 실시한 [교양 교육 – 원격 근무 제안] 이라는 교육 자료의 정리 글 입니다.

라인웍스는 오늘도 라인워커들에게 유용한 제도를 만들고 운영하며 개선하고 있습니다. 원격 근무 제도 또한 지속적으로 관리 및 개선을 통해 라인워커들의 자랑거리로 만들어 가고 있습니다. 보다 더 좋은 원격 근무 환경을 위해 업무 효율을 올릴 수 있는 방법들을 제안하고 실제 적용 사례를 공유하고자 본 자료를 만들었습니다.

‘자유 의지가 실존하는가’ 라는 내용은 분명 논란의 소지가 있습니다. 하지만 주관적이고 개인적이며 불확실한 업무 의지 라는 것과 씨름하기 보다는 객관적이며 뚜렷한 차이가 눈에 보이는 업무 환경 을 개선하는데 더 신경쓰자 라는 의미로 이해해주시기 바랍니다.

원격 근무 시 업무 효율을 올리는 가장 직관적인 방법은, 효율이 올라가는 업무 환경을 구축하는 것 입니다.

일을 잘 할 수 밖에 없는 환경, 어쩌면 유토피아 같은 곳이라고 생각 할 수도 있지만, 절대 불가능하지 않습니다. 이미 그 곳에 도달한 이들이 있다는 점이 증명하고 있습니다.

지금 바로 그 환경을 만들어보시기 바랍니다.

Sangyoun Yum

Human Resource Team Leader

Sangyoun Yum